Помощь по Теле2, тарифы, вопросы

9.2. Архив организации передает на постоянное хранение документы в государственный (муниципальный) архив, для которого данная организация-фондообразователь является источником комплектования.

9.3. Документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.

9.4. Устанавливаются следующие предельные сроки временного хранения архивных документов в организациях:

архивные документы федеральных органов государственной власти, а также архивные документы Генеральной прокуратуры Российской Федерации, органов государственной власти и прокуратур республик, отраслевых академий, государственных объединений, учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения - 15 лет;

архивные документы органов государственной власти и прокуратур краев, областей, городов федерального значения, автономных областей, автономных округов, прокуратур, государственных учреждений, организаций и предприятий краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения - 10 лет;

архивные документы органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства - 5 лет;

записи актов гражданского состояния, документы по личному составу, записи нотариальных действий и судебные дела, подхозяйственные книги - 75 лет;

архивные документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых преобладает доля федеральной или государственной собственности, - 10 лет;

научная, технологическая и патентная документация - 10 лет;

конструкторская документация - 15 лет;

проектная документация по капитальному строительству - 25 лет;

телеметрическая документация - 5 лет;

кинодокументы, фонодокументы и видеофонограммы - не более 3 лет со времени изготовления;

фотодокументы - 3 года;

документы на машинных носителях - 5 лет.

9.5. В необходимых случаях сроки временного хранения документов могут быть изменены по согласованию с соответствующим органом управления архивным делом или архивным учреждением.

Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также по просьбе организации на договорной основе.

Продление сроков временного хранения документов допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов организацией по письменному разрешению государственного архива.

9.6. Документы постоянного хранения государственной организации, изменившей форму собственности (акционированной, приватизированной), хранятся в негосударственной организации, а затем, по истечении предельных сроков временного хранения в организации (см. п. 10.3), передаются в государственный архив.

9.7. При ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником.

9.7.1. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, без правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив.

9.7.2. Документы по личному составу ликвидированной организации при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации передаются на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии - в государственный архив.

9.7.3. Уничтожение документов с неистекшими сроками временного хранения организаций, ликвидируемых без правопреемника, проводится только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации или муниципального образования и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов.

9.7.4. Документы ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в порядке, установленном в п. 2.4.1 - 2.4.7 настоящих Правил.

9.7.5. Организацию упорядочения документов ликвидируемой организации, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия, которая может заключить договор на эту работу с организацией (физическим лицом), имеющей соответствующую лицензию, или государственным архивом.

9.8. Передача документов постоянного хранения в государственный архив, как правило, осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководителями организации и соответствующего архива. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся документов постоянного хранения по согласованию с государственным архивом допускается передача документов один раз в пять лет.

Научно-техническая и специальная документация передается, как правило, один раз в пять лет.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение; причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке организации.

Порядок передачи дел в архив или уничтожения документов.

5.1. В архив организации передаются дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям (раздел 4настоящего Порядка).

5.2. Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению в соответствии с настоящим Порядком и передаются в архив организации в течение последующего года, но не позднее чем через 2 года после окончания их делопроизводством.

5.3. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

5.4. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники службы делопроизводства структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется справка.

5.5. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником) в присутствии работника службы делопроизводства структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела.

5.6. Дела сроком хранения до 10-ти лет включительно хранятся службой делопроизводства и по истечении сроков хранения подлежат передаче в архив для уничтожения в установленном порядке.

5.7. В случае ликвидации или реорганизации подразделения организации, работник службы делопроизводства в течение 2-х месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив, независимо от сроков хранения.

У ничтожение документов – важнейший элемент работы архива. Вместе с тем осуществлять уничтожение документации невозможно без проведения экспертизы ценности документов. При этом правилами работы архивов рекомендуется не проводить экспертизу ценности документов одним работником единолично даже в маленьких организациях, поскольку это может привести к негативным последствиям: могут быть уничтожены документы раньше истечения положенного для них срока хранения. Поэтому для проведения экспертизы должна быть создана экспертная комиссия.

Кого включить в комиссию для подтверждения факта уничтожения документов индивидуальному предпринимателю, у которого нет наемных работников? См.ответ на нашем сайте

Для того чтобы провести полноценную оценку документов, выделяемых к уничтожению, в состав экспертной комиссии желательно включать следующих сотрудников:

· представителя руководства организации;

· архивиста;

· главного бухгалтера организации;

· представителя службы персонала организации;

· представителя юридической службы организации;

· сотрудника службы документационного обеспечения или секретаря организации.

Состав экспертной комиссии утверждается приказом руководителя предприятия. В организации может быть создана постоянно действующая экспертная комиссия, но она может создаваться и каждый год. Экспертная комиссия (ЭК) устанавливает факт истечения срока хранения документов, составляет акт о выделении к уничтожению документов и в соответствии с ним (актом) готовит документы на уничтожение

1) Порядок оформления дел перед сдачей в архив

2) Составление и оформление описи дел

3) Составление и оформление акта о выделении документов к уничтожению

4) Порядок передачи дел в архив

1) Правилами подготовки документов к сдаче в архив предусмотрено полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

Подшивку или переплет дела;

Нумерацию листов в деле;

Составление заверительной надписи дела;

Составление (в отдельных случаях) внутренней описи документов дела;

Оформление обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительной надписи не составлять.

Подшивка (переплет) дела. Документы, составляющие дело подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) должны быть удалены металлические скрепления (булавки, скобки, скрепки)

При наличии в деле отдельных особо ценных документов, а также невостребованных личных документов (трудовых книжек, документов об образовании, паспортов и др.) эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в данное дело. При наличии большого количества таких документов они могут изыматься из дел и на них составляется отдельная опись.

Личные карточки Т-2 на уволенных за год работников подбираются но алфавиту фамилий и переплетаются (подшиваются) в дело.

Личные дела уволенных за год работников формируются в одно дело (при большом объеме оно может состоять из нескольких томов). Дело подбирается по алфавиту фамилий, каждое личное дело отделяется от другого чистым листом бумаги с надписью фамилии, имени и отчества. К таким объединенным делам составляется внут­ренняя опись, где указаны фамилии, имена и отчества работников и соответствующие номера листов дела.

Невостребованные трудовые книжки в дела не подшиваются, а сдаются в архив в папках с клапанами (коробках), на которых указывается год и количество книжек.

В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, а в начале дела, в необходимых случаях - бланки форм для внутренней описи документов дела.

Нумерация листов. Листы каждого дела при подготовке к сдаче в архив должны быть пронумерованы для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов. Номеруются все листы (кроме листов заверительной надписи и внутренней описи) арабскими цифрами валовой нумерацией
и правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитовым карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией лисов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Заверительная надпись . Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.

Заверительная надпись составляется по установленной форме. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается на верхней части внутренней стороны обложи дела.

В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), - количество листов внутренней описи (при ее наличии).

В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

Наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;

Номера листов с наклеенными фотографиями, документами вырезками из газет;

Номера крупноформатных листов;

Номера конвертов с вложениями и количество вложенных в нихлистов. I

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Внутренняя опись документов . Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т. д.) составляется внутренняя опись документов дела.

Внутреннюю опись необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в учреждении. а также специальными инструкциями и положениями.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. Она содержит сведения о порядковом номере каждого документа дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то она подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

В делопроизводстве кадровой службы внутренняя опись составляется на личные дела. Кроме того, она ведется к книгам приказов по кадрам.

Оформление обложки дела . Обложки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется согласно ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические требования».

На обложке дела указывают:

Наименование организации и ее непосредственную подчинен­ность;

Наименование структурного подразделения;

Индекс дела;

Номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;

Заголовок дела;

Аннотацию к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);

Дату дела (тома, части);

Количество листов в деле;

Срок хранения дела;

Архивный шифр дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который они будут переданы, кодов государственного архива и организации. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения (до этого он проставляется карандашом).

При оформлении обложки дел наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования вышестоящей организации (также в именительном падеже). Если организация или вышестоящая организация имеют официально принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке указывают новое наименование этой организации или организации-преемника (структурного подразделения), а ниже его в скобках - прежнее название.

Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и т. п.).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится и общий заголовок дела, и заголовок каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Например: «Приказы директора института по основной деятельности за 2001 г. Копии».

Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

На обложке дела обязательно указывается дата дела - год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Если в дело включены документы (например, приложения и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за... год(ы)".

Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, т. к. их даты отражаются в заголовках дел.

Датой дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммы и т. д.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола, составляющих дело.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Например: «09 ноября 2002 года».

При обозначении даты документа допускается ее сокращенное цифровое написание в том случае, если это не приводит к неоднозначности толкования даты. Например: «09.11.2002»

Количество листов в деле проставляется на основании заверительной надписи дела. Срок хранения дела переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел организации после сверки его по перечню документов с указанием сроков их хранения (на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно"

2) Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел. Она предназначена для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Опись дел одновременно является и учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата в архиве, обеспечивающим оперативный поиск дел.

Описи составляются ежегодно на дела:

Постоянного хранения;

Временного (свыше 10 лет) хранения;

По личному составу;

Состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (рационализаторские предложения, судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.);

Служебные ведомственные издания.

Каждая опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

В делопроизводстве описи дел составляются на дела каждого структурного подразделения организации, заведенные в каждом календарном году.

Если в организации нет внутренней организационной структуры, то опись делается на все дела, образовавшиеся в процессе ее деятельности.

При наличии в структурных подразделениях неописанных дел за несколько лет по согласованию с архивом организации на них может составляться одна опись (внутри которой дела располагаются по годам их заведения).

В тех случаях, когда при проведении экспертизы обнаруживается отсутствие дел, числящихся по номенклатуре дел, должны приниматься меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на такие дела составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью структурного подразделения в двух экземплярах в ведомственный архив.

Описательная статья описи дел по личному составу включает в себя следующие элементы:

Порядковый номер дела (тома, части) по описи;

Индекс дела (тома, части);

Заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий заголовку на обложке дела;

Дата дела (тома, части);

Количество листов в деле (томе, части);

Срок хранения дела.

При составлении описи дел кадровой службы необходимо соблюдать следующие требования:

1) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

2) нумерация в описи документов по личному составу продолжается из года в год. Практически каждая следующая опись является продолжением прежней;

3) систематизация дел в описи, как правило, соответствует их систематизации в номенклатуре дел;

4) присвоение номера описи проводится ведомственным ар­хивом;

5) графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

6) при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками полностью пишется заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

7) графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям организации, о наличии копий и т.п. I

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера). Опись дел кадровой службы подписывается составителем (лицом, ответственным за делопроизводство) с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства организации, рассматривается и одобряется ЭК (ЦЭК) и утверждается руководителем кадровой службы. По требованию ведомственного архива к описи могут составляться отдельные виды научно-справочного аппарата (оглавление, список сокращений, указатели).

Опись дел кадровой службы составляется в трех экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив организации, а другой - остается в качестве контрольного экземпляра в кадровой службе. Третий экземпляр описи должен быть приложен в качестве основания к протоколу заседания ЭК (ЦЭК), на котором она была рассмотрена и одобрена

3) После составления описи кадровая служба готовит проект акта о выделении к уничтожению документов с истекшими срокам хранения за тот же период, на который составлена опись. Проект акта передается в службу делопроизводства, которая составляет акт на дела всей организации. Описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно. Организация, в процессе деятельности которой не создаются документы, подлежащие передаче на постоянное хранение, составляет акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и уничтожает документы, включенные в них, по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

Одобренные ЦЭК (ЭК) организации акты утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. После этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2002 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2006 г.

Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Например: «Переписка», «Журналы учета командировок» и др.

Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учет в соответствии с общими правилами.

Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению хранятся в специально отведенном для них месте и сдаются работниками службы делопроизводство или ведомственного архива на предприятия, занимающиеся переработкой бумаги.

Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются в акте, который подшивается в соответствующее дело после внесения изменений в учетные документы ведомственного архива или службы делопроизводства.

Порядок уничтожения документов с грифом "ДСП" (для служебного пользования) определяется специальными инструк­циями.

4) В архив организации дела по личному составу передаются только по описям.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел кадровой службы к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники кадровой службы обязаны устранить.

Прием каждого дела производится заведующим (специальным сотрудником) архива организации (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника кадровой службы. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также проставляются подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

В конце описи на каждом ее экземпляре делаются отметки о количестве (цифрами и прописью) фактически принятых дел, отсутствующих дел и дате передачи дел в архив.

Архив организации хранит документы по личному составу в течение установленного срока, а затем передает их на государственное хранение, т.е. хранение в архиве организации является временным. Предельный срок временного хранения документации по личному составу - 75 лет. Организации, документы которых не подлежат приему в государственные архивы, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами. Существует порядок передачи документов на хранение в государственный архив досрочно (до истечения 75 лет). Досрочная передача документов осуществляется на договорной основе.

Депозитарное хранение . Архивные документы организаций (в т.ч. общественных объединений со дня их регистрации), действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными, относятся к частной собственности.

Не все организации имеют свой архив, в ряде случаев он еще не создавался, т.к. организация действует 5-7 лет, в других случаях не хватает свободных площадей для его размещения. Однако эти обстоятельства не снимают с организации ответственности за сохранность своих документов. Проблема сохранности документов в этих случаях может быть решена на основе так называемого депозитарного хранения. Использование депозитарной формы хранения может обеспечить сохранность документов организации без создания архива, затрат на его оборудование и введения в штат архивиста.

Депозитарное хранение документов - это хранение документов в архиве, музее, библиотеке в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между организацией и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Права собственника на архивные документы остаются за организацией. В договоре с архивом (музеем, библиотекой) оговариваются порядок проведения упорядочивания документов, передаваемых на хранение, их архивно-техническая обработка, а также проведение экспертизы их ценности.

Хранение документов в архиве . Документы, переданные на хранение в архив, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях, в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации. Так документы по личному составу, записи нотариальных действий хранятся 75 лет.

В соответствии с действующим законодательством при ликвидации негосударственных организаций, в т.ч. в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в т.ч. организации, ликвидируемой в результате банкротства. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

При реорганизации, влекущей прекращение организации, архивные документы передаются только ее правопреемнику.

Введение

В письменной экзаменационной работе была рассмотрена тема "Правила оформления документации при передаче дел в архив". Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда Российской Федерации.

Основным нормативным документом определяющим и регламентирующим организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях и на предприятиях является Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).

Основные положения ЕГСД представляют научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до сдачи их в архив.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает: экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив учреждения (ведомственный архив).

Правила оформления документации при передаче дел в архив заслуживает серьезного внимания, потому что именно на этом этапе зачастую совершаются серьезные ошибки, которые в дальнейшем могут привести к негативным последствиям в работе архива.

Целью дипломной работы: изучение вопросов, связанных с правилами оформления при передаче дел в архив. В работе особое внимание будет уделено требованиям к описанию документов, вопросам составления и оформления описей дел в делопроизводстве организаций. Для достижения поставленной цели необходимо решить задачи:

Изучить правила оформления и описания дел.

Проанализировать признаки и критерии ценности документов.

Рассмотреть порядок передачи дел в ведомственный архив.

1. Требования к формированию дел в делопроизводстве

Формирование исполненных документов в дела в организации осуществляется в течение всего делопроизводственного года в соответствии с утвержденной на данный год номенклатурой дел. С начала делопроизводственного года должны быть оформлены обложки дела по правилам, оговоренных в Основных правилах работы архивов организаций. Форма обложки дел постоянного и временного (до 10 лет) хранения установлена также ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования".

На обложку каждого дела, заведенного в соответствии с номенклатурой дел, выносятся следующие сведения:

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

индекс дела;

заголовок дела;

дата дела (на данном этапе - год);

срок хранения и статья по перечню.

Сведения, вынесенные на обложку дела в начале делопроизводственного года, могут уточняться и дополняться новыми данными. Так, только в конце делопроизводственного года можно уточнить заголовок и при необходимости дать подзаголовок, если сформировалось несколько томов дела. В этом случае рядом с индексом дела должно быть проставлено: "том 1", "том 2" и т.п.

Только в конце года можно проставить количество листов дела и внести уточнения в дату формирования, указав точные даты первого и последнего документов. (Это требование распространяется на отдельные виды документов, например на распорядительные). При формировании дел в делопроизводстве на обложке не проставляется и архивный шифр дела, в который входят: наименование государственного архива, в который передает дела на постоянное хранение организация; номер дела, описи, дела - эти сведения будут проставлены после передачи дел на хранение в архив организации.

Наименование организации на обложке дела указывается полностью в именительном падеже с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена (также в именительном падеже). Если организация вышестоящая организация имеют официально принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования, например:

Комитет социальной защиты населения Москвы (Комсоцзащиты Москвы);

Реабилитационный центр для инвалидов (РЦдИ).

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение делопроизводственного года или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке подписывается новое наименование организации или организации - приемка (структурное подразделение), а прежнее заключается в скобки.

Индекс дела, заголовок дела, срок хранения и статья по перечню переносятся на обложки дела из номенклатуры дел.

Дело считается заведенным, если в него подшит первый исполненный документ. Формирование документов в дела должны осуществлять либо делопроизводственные работники, либо специально назначенные лица, знающие основные требования к формированию дел.

Формирование дел включает в себя:

получение исполненных документов, проверну правильности оформления и наличия на нем всех реквизитов, обеспечивающих их юридическую силу, и отметок, свидетельствующих об окончании работы с документами;

распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержание соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату. В дело помещается по одному экземпляру каждого документу, и только для особо ценных документов могут быть сделаны исключения. Основное требование, которое всегда должно соблюдаться, - это формирование в отдельные дела документов постоянного и временного сроков хранения. Дело не должно быть не более 4 см толщиной и содержать не более 250 листов в одном томе;

расположение документов внутри дела в определенной последовательности. В соответствии с Основными правилами работы архивов организации внутри дел документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы.

Обычно документы находятся в деле в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними. Документы могут быть расположены по их порядковым номерам (приказы), что также отражает хронологическую последовательность. Часто применяют и обратную хронологическую последовательность при формировании документов в дела, когда более ранний документ находится в конце дела, более поздний - в начале дела, например, при формировании личных дел. Это обеспечивает удобство при работе, избавляет от необходимости извлекать документы из дела при подшивке очередного документа. При передаче таких дел на архивное хранение их переформировывают, чтобы обеспечить обычную хронологическую последовательность.

При формирование дел отдельных категорий документов также руководствуются следующими правилами:

распорядительные документы формируются в дела по видам с относящимися к ним приложениями;

переписка группируется в дело таким образом, чтобы документ - ответ помещался сразу за документом - запросом;

приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов формируются в отдельный том, о чем делается отметка на документ;

утвержденные документы всегда формируются отдельно от их проектов;

при формировании некоторых категорий документов необходимо сразу заполнять внутреннюю опись дела (личные дела; дела, содержащие особо ценные документы);

дела с обращениями граждан формируются в алфавитном порядке

заявителей.

Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные обращения подшивают к данной группе документов. Внутри документы располагают в хронологическом порядке.

Формирование документов дела начинается с начала делопроизводственного года. Как уже отмечалось, для подшивки документов лучше всего использовать папки типа "Corona".

В организациях дела, как правило, формируются децентрализовано. Только в небольших организациях возможно централизованное формирование дел службой ДОУ. При децентрализованном формировании службы ДОУ обеспечивает сохранность наиболее важной части управленческих документов организации, а остальные документы формируются в структурных подразделениях. За правильностью формирования дел следят служба ДОУ, архив организации и государственный архив.

Все изложенные выше требования относятся, прежде всего, к формированию дел традиционным способом.

2. Подготовка дел к архивному хранению

Законные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения находятся в течении 1-3 лет по месту их формирования, а затем подлежат передаче на хранение в архив организации. Перед передачей в архив дела должны быть дооформлены и описаны в специальных формах (сдаточных описях) в соответствии с требованиями Федерального архивного агентства.

Дела временного срока хранения (до 10 лет), как правило, в архив организации принимаются только по разрешению руководителя организации. Но даже в этом случае с ними не проводится такая обработка, которую осуществляют с делами постоянного и временного хранения: они могут храниться в тех папках, в которых осуществлялось формирование; документы в деле не пересистематизируются; листы не нумеруются; лист-заверитель не составляется. Учет таких дел осуществляется по номенклатуре дел, новые учетные формы не составляются.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также конфиденциальные и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает следующие этапы.

1. Пересистематизация документов в деле. Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке (по датам поступления и порядковым номерами) таким образом, чтобы первый документ был в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепления (во избежание ржавчины).

2. Нумерация листов дела. В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу черным углу черным графитовым карандашом или нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрируемые документы, представляющие собой самостоятельный лист, нумеруются на обратной стороне в верхнем левом углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации производится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и задом ставится новый номер.

Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела. Внутренняя опись должна быть в делах, содержащих особо ценную и личную документацию, а также в судебных и следственных делах, в делах о присуждении ученых степеней и ученых званий, в делах на авторские свидетельства и патентные изобретения и др. внутренние описи необходимы также, если заголовки дел раскрывают конкретное содержание документов, например " Приказы директора по основной деятельности". Форма внутренней описи, порядок ее составления регламентируются Основными правилами работы архивов организации. Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках, количестве листов каждого документа с указанием листов дела. Внутренняя опись в деле играет роль оглавления, способствует обеспечению сохранности документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов в дела, в ее конце составляется итоговая запись, содержащая информацию о количестве включенных в нее документов дела и количестве листов самой внутренней описи.

Составление заверительной надписи дела. Она составляется по установленной форме на любую единицу архивного хранения и необходима для фиксации особенностей нумерации, учета количества листов дела и внутренней описи, особенностей формирования дела (наличие листов с наклеенными документами, конвертов с вложениями, иллюстраций и пр.). Запрещается составлять заверительную надпись на обороте документов и самой обложке дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинников на копии, сведения о проверке наличия и состоянии дела, отметки о выдаче дела для использования и др.) отражаются в заверительной надписи.

5. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Уточняются наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело, заголовок дела (тома, части), крайние даты документов дела, количество листов в деле.

Подшивка или переплет дела. Документы постоянного срока хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре протокола в твердую обложку, требования к которой определены ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительного срока хранения. Типы, разновидности, технические требования". Если у организации есть возможность, она может осуществить переплет дела. Все это осуществляется таким образом, чтобы обеспечить возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Особо ценные документы хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в карточных футлярах (коробках). Вариант упаковки документов, поступающих на хранение, определяется тем носителем, на котором они созданы. Для документов, оформляемых на бумаге стандартных форматов (так оформляются в большинстве случаев документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения),- это твердая карточная обложка или особая папка.

Соблюдение установленных правил обработки дел имеет целью:

) обеспечить сохранность документов, передаваемых на хранение;

) подготовить полностью дела к архивному хранению, так как архив не должен заниматься оформлением дел; архив только дописывает на обложке дела архивный шифр.

2.1 Экспертиза ценности документов

Экспертизой ценности документов называется изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения. Важнейшим справочным носителем при работе по экспертизе ценности документов служат утвержденные Росархивом перечни документов.

Существует два вида перечней:

перечни документов с указанием сроков хранения;

перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение.

Экспертиза ценности проводится при:

составлении номенклатуры дел;

формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

подготовке дел к последующему хранению;

подготовке дел к передаче из организации на хранение в государственный архив.

2 Принципы и критерии ценности документов

Ценность документов определяется по основным принципам историзма, всесторонности и комплексности оценки документов и в соответствии с комплексно применяемыми критериями: происхождения, содержания и внешних особенностей документов, юридической силы и физического состояния документов.

К критериям происхождения относятся:

роль и место организации (лица) в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемой ей функцией;

время и место образования документа.

К критериям содержания (основного критерия) относятся:

значимость события, отражающего в документе;

вид и разновидность документа.

К критериям внешних особенностей документов относятся:

юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей);

наличие резолюции;

особенности передачи текста;

особенности материальной основы документа;

особенности физического состояния документа.

Критерий юридической силы документа взаимосвязан с критерием подлинности, так как юридическую силу имеют только правильно оформленные документы. В некоторых случаях юридической силой обладают вторые и последующие экземпляры документа (договоры, акты), копии документов об образовании, актов гражданского состояния и выписки из документов, но при условии правильного оформления состава удостоверения.

Критерий физического состояния документа применяется в случаях наличия поврежденных документов, поэтому является вспомогательным.

3 Оформление результатов экспертизы ценности документов в ведомственном архиве

По результатам экспертизы ценности документов в учреждении составляются описи для постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, которые должны быть переданы в ведомственный архив.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечней заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепление их систематизации внутри фонда и учета дел.

Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

Описи составляются отдельно:

на дела постоянного хранения;

дела временного (свыше 10 лет) хранения;

дела по личному составу и иные однотипные дела;

на дела, состоящие из специфических, характерных только для данного учреждения (организации) документов (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.);

служебные ведомственные издания.

При составлении описи дел структурного подразделения необходимо каждое дело вносить в опись под самостоятельным порядковым номером. Присвоение номера описи и систематизация дел структурного подразделения устанавливается ведомственным архивом.

Документы временного (до 10 лет) и с истекшим сроком хранения к 01 января последующего года включаются в акт "О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению".

Акт о выделении к уничтожению документов составляется, на дела всего учреждения. Если в акте дела нескольких структурных подразделениях, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел.

3. Хранение документов в структурных подразделениях

Дела с момента их заведения и до передачи в архив учреждения хранятся в структурных подразделениях.

Местом хранения может быть шкаф, который должен обязательно закрываться, или сейф.

Наиболее простым способом хранения документов является распоряжение дел вертикально на полках шкафа. На корешке каждого дела указывается индекс его по номенклатуре.

Например: АО "Конкорд" 01-02 Договоры 2006

Оформление корешка обложки дела

Последовательность расположения дел должна соответствовать расположению заголовков в номенклатуре. Это обеспечит быстрый поиск нужного дела.

В течение года секретарь (ответственный за ведение дел) выдает исполнителям дела во временное пользование. На место выданного дела помещается карточка-заместитель с указанием номера дела, даты выдачи, лица, которому выдано, даты возращения, росписи в получении и приеме дела.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях (например, по требованиям судебно-следственных органов) такое изъятие возможно с разрешения руководителя предприятия. Вместо документа оставляется заверенная копия и акт о причинах изъятия.

Вынос дел из здания учреждения или передач их в другое структурное подразделение также возможно только с разрешения руководителя.

За сохранность документов в структурном подразделении отвечают лица, ответственные за делопроизводство.

Исполнители хранят только те документы, которые находятся у них на исполнении.

Учреждение по просьбе граждан засвидетельствованные копии с документов, исходящих из данного учреждения согласно законодательству.

Засвидетельствование копий с других документов производится нотариальными конторами.

Не снимают копии с паспорта, военных билетов и т.п. документов.

В случае утери их соответствующие органы в установленном порядке выдают дубликат.

1 Подготовка документов к сдаче в архив организации

Дела, законченные делопроизводством, в течении одного года остаются в структурном подразделении, затем передаются в архив организации.

Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием или хранение архивных документов в интересах пользователя.

Под тайным архивов понимается архив, о котором не заявлено публично.

Под архивным документом понимается документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника.

В архив организации передают дела для постоянного и временного хранения (свыше 10 лет). Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководителя учреждения и принимают их в архив по номенклатурам дела.

Для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прежде чем сдать в архив, полностью оформляют:

вносят необходимые уточнения в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела);

располагают документы внутри дела в определенной последовательности (хронологическом порядке индекса документов);

составляют внутреннюю опись документов.

Листы дела номеруются, кроме листов заверительной подписи и внутренней описи, в правом верхнем углу арабскими цифрами, черным графическим карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Если в дело подшиты конверты с вложением, то в начале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение. В конце дела подшивается заверительный лист, в котором указывают количество листов в деле. Заверительная запись составляется на листе формата А4 или специально изготовленном бланке с постоянной информацией.

В журналах, книгах заверение оформляется на оборотной стороне последнего чистого листа. Если дело уже подшито, то заверительная подпись приклеивается к внутренней стороне обложки за ее верхнюю часть.

Запрещено составлять заверительную подпись на обороте документов или на самой обложке.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению.

Хранение дела допускается в скоросшивателях, можно не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные подписи не составлять.

3.2 Передача дел в ведомственный архив

Из архива предприятия документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в ведомственный архив. Ведомственный архив принимает на хранение дела:

от канцелярии учреждения или структурного подразделения;

от подчиненных организаций и предприятий, если это установлено

положением об архиве или приказом руководителя учреждения. Их передача производится только по описям.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в ведомственный архив не передают. Они хранятся централизованно в организации или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. Дела, выделенные по акту к уничтожению, должны хранится в специально отведенном месте и сдаваться работниками службы делопроизводства организации или ведомственного архива на уничтожение специальным службам. Сдача документов оформляется приемно-сдаточными накладками. Они передаются в ведомственный архив в исключительных случаях по решению руководителя предприятия.

В период подготовки дел к передаче в ведомственный архив сотрудники архива проверяют правильность их оформления, случая с описью. Каждое дело принимается заведующим или специальным сотрудником ведомственного архива в присутствии работников структурного подразделения или организации.

В описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, дата приема дел, подписи сотрудника ведомственного архива и представителя организации, передавшего дела.

Вместе с делом в ведомственный архив канцелярией (секретарем) передаются регистрационно-контрольной картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись. Документы, имеющие научное, социально-культурное, историческое, экономическое, художественное или иное культурное значение, могут быть переданы ведомственным архивом на государственное хранение в состав Архивного Фонда Российской Федерации.

Под архивным фондом понимается совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

Под Архивным фондом Российской Федерации понимается совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ.

Постановлением Правительства Российской Федерации в 1993 году установлены предельные сроки ведомственного хранения документов Государственного архивного фонда в зависимости от уровня организации и способа фиксации документной информации:

для документов органов государственной власти и управления краев, областей, автономной области, городов Москвы и С.-Петербурга, районных и городских органов представительной власти и органов управления, а также государственных учреждениях, организаций и предприятий областного, краевого подчинения - 10 лет;

для документов государственных учреждений, организаций и предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства - 5 лет;

для записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел - 75 лет;

для научно-технической документации - до утра практической значимости, но не менее 25 лет;

для киножурналов, кинофильмов, звуко- и видеозаписей - до окончания копирования, но не более 3 лет;

для фотодокументов - 3 года;

для записей на машинных носителях - 5 лет.

В течении установленного срока учреждения должны обеспечить учет документов постоянного и долговременного хранения и сохранить их.

Периодически необходимо проводить проверки наличия и состояния дел:

постоянного хранения - 1 раз в 10 лет;

дел с грифом ограничения доступа - раз в 5 лет;

наличия и состояния дел - ежегодно.

Итоги проверок оформляются актами, утвержденными руководителем учреждения (организации).

В архиве могут обращаться организации или граждане о выдаче архивных справок.

Архивная справка - официально заверенный документ, имеющий юридическую силу и содержащий подтверждение об имеющихся в архивных документах сведения, относящихся к предмету запроса, с обязательным указанием поисковых данных документов (№ описи, № дела, № листов).

При отсутствии в архиве документов архивная справка может быть выдана на основе имеющихся в архиве печатных материалов, если в них содержится необходимая информация.

Заключение

В данной письменной экзаменационной работе была рассмотрена тема "Правила оформления документации при передаче дел в архив". Таким образом, рассмотрев порядок формирования и оформления документации при подготовке и передаче дел в ведомственный архив, следует отметить следующее. Необходимость выполнения требований к описанию документов, вопросам составления и оформления описей дел в делопроизводстве организаций и последующая их передача в архив обусловлена следующими причинами.

В первой главе были рассмотрены "Требования к формированию дел в делопроизводстве". При правильном формировании дел и оформлении сопровождающих их документов обеспечивается быстрый поиск документов, также обеспечивается сохранность документов, учет количества дел. Правильно организованная работа по оформлению дел облегчит в дальнейшем передачу документов в архив.

Во второй главе определены требования ряда нормативных актов: Основные правила работы ведомственных архивов, Единая государственная система делопроизводства (Основные положения), а также Основные правила работы архивов организаций. Без надлежащей подготовки документов к архивному хранению, они могут быстро прийти в негодность, что может повлечь за собой административную ответственность и большие штрафы. Таким образом, одной из основных задач делопроизводственной службы является подготовка документов к последующему хранению и использованию.

В третьей главе рассматривается комплекс мероприятий по подготовке дел, который поможет наладить не только текущее хранение документов, учесть количество документов, но и ввести в регулярное русло работу по формированию архива. Из авральной работы порядок формирования дел может стать ежегодной достаточно легко выполнимой операцией.

Лишь при правильно организованной системе хранения возможен быстрый и качественный поиск необходимых документов.

Список литературы

1. Алексеева Е.В. и др. Архивоведение: учебник для нач. проф. образования: учеб. пособие для сред. проф. Образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; под ред. В.П. Козлова - М.: ПрофОбрИздат, 2002. - 272 с.

Андропова И.Ю. Кадровое делопроизводство: Документация: учеб. пособие / И.Ю. Андропова, Н.В. Макарова. - изд. 2-е., стер. - М.: Издательский центр "Академия", 2009. - 64 с.

Дёмин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. изд. 3-е., доп. и перераб. - СПб.: Питер, 2010. 256 с.

Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: Практикум: учеб. пособие для студ. учреждений сред. проф. образования / А.В. Пшенко, Л.А. Доронина. изд. 3-е., стер.- М: Издательский центр "Академия", 2012. - 160 с.

Пшенко А.В. Секретарь-референт высокой квалификации. Документационное обеспечение управленческой деятельности: учеб. пособие для учащихся учреждений нач. проф. образования / А.В. Пшенко, Е.А. Степанов. - М.: Издательский центр "Академия", 2007. - 272 с.

6. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: учебник для студ. учреждений сред. проф. образования / Л.А. Румынина. - изд. 10-е., стер. - М.: Издательский центр "Академия", 2012 - 224 с.

7. Салазкина Л.П. Документирование управленческой деятельности учреждений социально-культурной сферы. Текст документов [текст]: учебное пособие / Л.П. Салазкина - изд. 3-е. Кемерово: Кузбассвузиздат, 2008. - 261 с.

Приложение 1

Форма заверительного листа

Заверительный лист дела № ___________________ 10.10.2006 В деле подшито и пронумеровано ________________________________ листа(ов) (цифрами и прописью) в том числе: литерные листы ___________________________________________ ; пропущенные номера ___________________________________________________ + листов внутренней описи ______________________________________________ Должность Подпись И.О.Ф.

Приложение 2

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (общественной организации) организации

(наименование организации)

_____________________________________________________________

(наименование структурного подразделения или общественной организации)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения (общественной

организации)

Подпись расшифровка

Печать подписи

_____________________________________________________________

наименование раздела

№ п/пИндекс дела (тома, части)Заголовок дела (тома, части)Дата дела (тома, части)Кол-во листов в деле (томе, части)Срок хранения дела (тома, части)Примечание1234567

В данную опись внесено ________________ дел с № _______________

(цифрами и прописью)

по № ________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

Составителя описи подпись расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя службы делопроизводства организации Подпись Расшифровка Подпись ДатаОДОБРЕНО Протокол ЭК структурного подразделения от ________ № _______

Передал _______________________________ дел

(цифрами и прописью)

в ________________________ регистрационно-контрольных

(цифрами и прописью) карточек к документам

Наименование должности сотрудника

структурного подразделения

(общественной организации) подпись расшифровка

Принял ______________________ дел и ___________________________

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных карточек к документам

Наименование должности работника

ведомственного архива подпись расшифровка

Приложение 3

Форма внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела №___________________

№ п/пИндекс документаДата документаЗаголовок документаНомера листов делаПримечание 123456делопроизводство документ архив хранение

Итого документов _________________________________________

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _______________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела подпись расшифровка

Отзыв о выполнении письменной экзаменационной работы

Обучающейся: Перминовой Анастасии Николаевны

ГБОУ СПО "Ленинск-Кузнецкий политехнический техникум" Группа №ДОУ 12-1

Специальность СПО: 034702 Документационное обеспечение управления и архивоведения

Специальность ОК: Документационное обеспечение управления и архивоведения

Тема задания: Правила оформления документации при передаче дел в архив

Общая характеристика письменной экзаменационной работы_______

Соответствие заданию по объему и степени разработки основных разделов письменной экзаменационной работы__________________________

Положительные стороны работы_______________________________

Недостатки в пояснительной записке и ее оформления____________

Характеристика графической (творческой) части работы___________

Степень самостоятельности учащегося при разработке вопросов темы______________________________________________________________

Оценка работы руководителем_______________

Руководитель работы Лебедева Я.Г.

Зам. директора по УПР Стельмакова Р.И.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

На основании положения статьи 9 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» документация негосударственной организации считается ее частной собственностью. Однако при ликвидации организации обязательным условием является сдача документов на хранение в архив. Данное мероприятие проводится и в случаях реорганизации, когда осуществляется передача документации правопреемнику (срок передачи дел в обоих случаях - два месяца).

Также нужно передавать на ведомственное хранение дела с периодичностью примерно раз в 3 года. При наличии значительного документооборота может потребоваться временное хранение документации, для чего предусматривается возможности организации временного хранения документов.

Порядок формирования архивных дел

Для упрощения последующего поиска требуемого документа в архиве дела должны быть сформированы по определенным параметрам. С этой целью был разработан специальный справочник, в котором указывается порядок распределения служебных документов по заголовкам в систематизированном порядке - номенклатура дел. Ее составление происходит в конце календарного года, она вводится в действие уже в наступившем году.

Для формирования дел могут использоваться различные признаки, например, номинальный (приказы, протоколы и пр. объединяются в отдельные папки). Также может применяться предметно-вопросный метод (с учетом содержания документа - судебное, личное дело и пр.), корреспондентский (по адресу) и иные.

Максимальное количество листов в одном деле не должно насчитывать свыше 250 листов. Когда же число документов, которые относятся к данному делу, значительно больше, то требуется разбивка на тома.

Сроки хранения документации

Документы налогового учета

В данную категорию входят документы, по которым осуществляется расчет, уплата налогов. К ним относятся акты, чеки, квитанции, накладные, платежки на уплату налога. Согласно Налоговому Кодексу (пп.8 п.1 ст. 23) они подлежат хранению на протяжении 4 лет. В случае же списывания приобретенного основного средства отсчет срока длительности хранения документов начинается только после полного признания этого основного средства в расходах.

Бухгалтерская документация

Сдача бухгалтерских документов в архив производится на основании Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 и архивным законодательством (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»). Длительность хранения банковских и кассовых документов, всей первичной документации, учетной политики, документов инвентаризации, бухгалтерской отчетности равняется 5 годам. Расчет срока начинается с начала года, который следует после года прекращения применения документа. Готовая бухгалтерская отчетность должна храниться на постоянной основе.

При выявлении срока хранения бухгалтерских документов, стоит принимать во внимание вероятность их востребованности в случае возникновения в организации убытка, который списывается на протяжении 10 лет. При этом налоговые органы могут осуществить проверку за последние три года, вследствие чего рекомендуемый срок хранения документации возрастает до 13 лет.

Кадровая документация

Сдача кадровых документов в архив осуществляется в соответствии с архивным законодательством. В течении 75 лет осуществляется хранение документации, в которой зафиксированы льготы граждан, социальные выплаты (аттестационные заключения, личные дела, карточки, трудовые договора и иные.). На протяжении 5 лет сохраняется табели учета рабочего времени, документация о командировки и пр.

Этапы подготовки документов перед сдачей на архивное хранение

1) Экспертиза практической и научной ценности документации

Данное мероприятие производится специально созданной комиссией, в число которой обычно входят представители бухгалтерии, кадровой службы и архивист. Задачей членов комиссии является полистный осмотр документов, в ходе которого происходит разграничение документации по трем категориям:

• Для передачи в архив . В архив отправляются дела по личному составу, постоянного и временного хранения со сроком от 10 лет.
• Для хранения в структурных подразделениях компании. Сдача документов в архив организации подразумевает выявление документов с временным сроком хранения меньше 10 лет.
• Для уничтожения.

В ходе полистного осмотра также происходит выявление недостатков, подлежащих устранению. Затем оформляются протоколы, в которых утверждаются описи на хранение либо уничтожение. По периодичности заседания комиссии специально оговоренных сроков нет, оптимальный вариант - раз в год.

2) Оформление архивных дел.

Под оформлением дел понимаются работы по их учету, нумерации листов, а также составлению заверительной надписи с внутренней описью документации. Для оформления дел временного хранения используется упрощенная схема (проверка их наличия, предварительная систематизации, передача в архив). Нумерация и подшивка не требуются. Для дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и личного состава обязательно проходят такие процедуры, как подшивка, переплет, нумерацию, оформление реквизитов титульного листа. Для особо ценных дел (среди них - личных, судебных и т. п.) предусматривается составление внутренних описей.

В качестве верхнего листа должен выступать самый первый в году документ. Каждый лист подвергается нумерации черным графитным карандашом с 1 по 250 в верхней правой части документа обязательно на лицевой стороне. В листе-заверителе указываются отсутствующие страницы и с дефектами (надорванные, подклеенные и пр.).

3) Работы по описанию документов постоянного и долговременного хранения.

Данные мероприятия подразумевают составление внутренней описи документов дела, в которой фиксируются индекс дела, номера листов дела, его заголовок. Заполненная опись должна быть в начале дела. Далее наступает черед прошивки, переплета и оформления обложки, в которой должны быть указаны название организации, подразделение, номер дела и тома, заголовок, дата заведения, дата закрытия дела. Готовые дела вносятся в описи, составляемые для каждого вида дел по отдельности (личного состава, постоянного и временного хранения) в минимум трех экземплярах. Один экземпляр описи передается на хранение в структурное подразделение для подтверждения сдачи дел в архив.

4) Обеспечение их сохранности.

До момента передачи в архив хранение подготовленных дел осуществляется специалистами делопроизводственной службы самой организации, которые несут за них ответственность. Для их хранения требуется наличие запирающихся шкафов, которые не допускают попадания света и пыли на документацию. Расположение дел осуществляется на основании номенклатуры дел, которая располагается на внутренней стороне шкафа.

Предусматривается возможность их временного использования, для чего требуется разрешение начальника делопроизводственного подразделения. В деле сохраняется заверенная копия документа, фиксируется причина выдачи оригинала.

5) Непосредственная передача документации в архив

В целях оптимизации процесса дела передаются в архив на основании графика, который составлен архивным учреждением, согласовывается руководителем структурного подразделения, производящего сдачу документов, утверждается руководителем организации.

Передача документации осуществляется на основании описей. В обязанности сотрудника архива входит проверка правильности формирования дел, оформления, соответствия количества дел в предоставленной описи, номенклатуре дел организации. При обнаружении недостатков их устранение производится силами сотрудников делопроизводственной службы организации.

Сотрудник архива принимает каждое дело, при этом на двух экземплярах описи ставится пометка о наличии дела. После сверки дел внизу описи документируется число принятых в архив по факту дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, подписи сотрудника архива и организации.

Нюансы процедуры уничтожения документов

Утилизации подлежит документация временного срока хранения до 10 лет при условии истечения указанного периода. Основанием для уничтожения является решение экспертной комиссии, которое зафиксировано в протоколе. Внесение документов, подлежащих утилизации, осуществляется в специальную форму - Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В нем присутствуют такие графы, как индексы, заголовки дел, сроки хранения и крайние даты.